Referat af lokaleudvalgsmøde d. 20.02.2012

Fremmødte:

Olav Bertelsen

Annemette Hammer

Ann Eg Mølhave

Katrine Aakjær Nielsen

Gerth Stølting Brodal

Morten Larsson

Morten Elmvig Bruhn

 

Dirigent:

Olav Bertelsen

 

Referent:

Morten Elmvig Bruhn

 

[Formalia]

Dagsorden konstruerers på stedet - folk kommer med punkter

 

[Referat]

Morten L kommenterer på manglen på referater på hjemmesiden.

Udvalget var enige om, at manglende referater sender et signal om manglende aktivitet, og at man fremover skal blive bedre til at tage referater til møderne og lægge dem på hjemmesiden.

Ann og Katrine sørger for at lave overdragelse.

Annemette foreslår, at have et form for regneark/tabel med en oversigt over hvem der har hvilke opgaver og hvornår der er deadline. Udvalget enedes om at fremtidige referater skulle gerne have angivelse af ansvarshavende og deadline.

 

[Strategi]

Alle udvalg på instituttet skal gennemgå deres strategi i samarbejde med institutledelsen (se Olavs slideshow i bilag).

* Deltagelse i mødet

Der debatteres lidt hvor stor en del af udvalget der skal deltage. Konklusion: Vi inviterer hele udvalget til dette møde, så må folk melde afbud hvis de ikke har tid.

* Udvalgets formål

Der er lidt diskussion om hvorvidt vores charter (opgaver) på hjemmesiden stadig er retvisende. I forbindelse med generel diskussion med institutledelsen vender vi hvem der fremover skal holde styr på telefondatabasen.

* Implementation af lokaleudvalgets beslutninger

Der diskuteres hvorvidt den nuværende formulering at "Lokaleudvalgets beslutninger implementeres af instituttets sekretariat" er hensigtsmæssig. Mange af de kræfter, der tidligere var i stand til at hjælpe lokaleudvalget med dets opgaver eksisterer ikke længere, eller er flyttet. Dette placerer en uforholdsmæssigt stor byrde på sekretariatet i forhold til hvilke opgaver udvalget forventes at varetage.

[Opgaveafklaring]

Annemette efterlyser en opgaveafklaring mht. hvilke opgaver der ligger hvor.

* Opgaver, der ikke ligger hos lokaleudvalget

- Drift af AV-udstyr i undervisningslokaler

Det er ikke holdbart, at hverken sekretariatet eller lokaleudvalget skal stå for drift af AV-udstyr.

Denne opgave er formelt placeret hos AU-IT, men det er et åbent spørgsmål hvem der lokalt skal hjælpe medarbejderne. Udvalget mener ikke at det er en naturlig opgave for dem at yde daglig AV-service.

- Telefondatabasen: Se strategipunktet.

* Opgaver, som lokaleudvalget nyligt har påtaget sig

- Lockers

- Automater

 

[Opsamling omkring stikkontakter i undervisningslokaler]

Morten B har snakket med Rikke Thorsdatter fra IHA.

De har p.t. stikdåser under hvert eneste bord ude på Dalgas, men ikke noget på Katrinebjerg endnu.

De arbejder på en løsning, hvor de fastmonterer stik i selve bordet.

Vi kan overveje om vi vil have en af de løsninger. Morten B vender tilbage når IHA er ude af prototyping-fasen, så vi har et reelt overblik over hvad alternativerne er.

 

[Lokaleoversigt]

Der skal udarbejdes en generel lokaleoversigt. Katrine har opgaven.

 

[Orden i studenterområder]

Morten og Morten går i tænkeboks for at finde ud af om der kan gøres noget, så studenterfaciliteterne bliver holdt lidt mere "appetitlige", end tilfældet er nu.

 

[Tildeling af studenterarbejdspladser]

Ole Østerby kører det i dag. Den der skal have det fremover finder ud af hvordan vedkommende gerne vil køre det. Karina er foreslået.

 

[Studenter-U'et]

* Telefoner skal fjernes. Morten B snakker med Tina/studentermedhjælpen.

* Hylder skal fjernes fra grupperummene i Turing. Morten L har sagt det videre til drift, der tager sig af det.

* Forslag om opstilling af skabe ("lockers") ifm. grupperummene i studenter-U'et. Almindelig begejstring over forslaget. Morten L og Ann bestiller lockers til opholdsrummet i Turing-0..

* Printer på Ada-0 fjernes - flyttes evt. Nygaard. Vi formoder, at det er AUIT der skal foretage selve flytningen.

* Fredagscaféen ønsker fortsat at kunne holde f.eks. valgaften, og ønsker derfor et kabel TV signal (store pakke) installeret i Ada-026. Forslaget vedtaget. Morten B snakker med AU-IT med henblik på at finde ud af hvem der skal oprette/flytte det.

* Indretning af gangen i Ada: Morten B (evt. i samarbejde med Ann) kommer med et forslag til næste gang.

* Cylindere/vridere i døre ud fra lokalerne 020 og 026: Morten B afklarer hvordan det bedst gøres med Jørn, og vender tilbage til Olav.

 

[Videokonferencefacilitet]

Der arbejdes på at oprette en videokonferencefacilitet et sted på instiuttet til brug for både IHA og os. EMS er i gang med at undersøge.

 

[Mørklægning]

Mørklægningsgardinerne i Nygaard mørkelægger ikke særligt meget. Det generer skærme og projektorer.

Ann arbejder på en løsning.

 

[Kaffestuen]

* Annemette: Hvor skal vandkøleren stå?

Forskellige problemstillinger luftes. Morten L og Ann godtager modvilligt at være udvalget, der finder en løsning på vandkøler-problemet.

* Billeder:

Der er lange udsigter til at vi kan forvente drift hænger dem op. Annemette beder studentermedhjælpen om at hænge billeder op i kaffestuen.

* Nogle af de røde lænestole flyttes fra Kaffestuen ned til "sofahjørnet" i Ada-0, i det omfang de er i overskud.

* Kurt har bedt om en pris på at få sat glaspartier i i stedet for dørfag ved Kaffestuen. Annemette indhenter en pris.

 

[Planter]

Morten L: Vi har stadig et stående tilbud på planter.

Debat om hvorvidt vi skal have planter på gangene i det hele taget.

Konklusion: Vi kører med planter på (dele af) Hopper-2 (foran kaffestuen) og Turing-0 som en forsøgsordning. Morten L implementerer.

 

[Havemøbler]

Tagterrassen på Nygaard-2 skal indrettes i samarbejde med IMV. Forslag modtages gerne.

Annemette: Noget i retning af Trip-trap i teak ville være kønt og vedligeholdelsesfrit.

Der er fri adgang for offentligheden på taget via trappen, så det skal enten være noget grimt, tungt eller noget der kan lænkes/boltes fast.

Gert og Ann kigger på løsninger i samarbejde med folk fra IMV og drift.

 

[Adgangsplan]

Jørn har efterspurgt en samlet plan over hvilke grupper der forventes at have adgang til hvilke døre og hvornår.

Olav, Morten og Morten laver en plan.

 

[Tilskudsjobbere]

Annemette foreslår at vi får en tilskudjobber ind for at hjælpe med lokaleudvalgets opgaver. En stilling kan slås op som tidsbegrænset i 6 måneder, med evt. mulighed for forlængelse. Almindelig begejstring for forslaget. Annemette aftaler med Kurt.

 

[Skiltning i elevator]

Morten B har givet opgaven videre til Jørn med henblik på at få lavet permanente skilte.

Morten B sender den aftalte ordlyd til Katrine, der printer og laminerer en midlertidig seddel og hænger op.

 

[Håndtørring]

Der er stillet forslag om at få installeret Dyson Airblade håndtørrere på toiletterne i Ada-0 som et pilotprojekt (der vil formentlig være mange penge at spare over driften).

Olav: En evt. besparelse vil ligge hos drift, derfor bør det også være deres budget, der betaler et sådant tiltag.

Morten B formulerer et forslag til Bent Lorentzen om førnævnte pilotprojekt.

 

[Reflekser og skiltning med højde til p-kælderen]

* Det er umuligt for folk med varevogne at gennemskue om de kan komme ned i p-kælderen uden at sidde fast. Vi bør skilte med højden. Morten B snakker med drift.

* Trappen ud for Wiener-0 i retning mod Nygaard er meget lidt synlig for biler. Reflekser bør monteres. Morten B snakker med drift.

 

[Næste møde]

Morten L booker udvalgets folk til et møde om 1½-2 måneder.

Ann foreslår, at der bliver udarbejdet en standarddagsorden, så vi har styr på formalia, opfølgning, arbejdsfordeling og deadlines.

4965 / i36