14.03.2013

Lokaleudvalgsmøde torsdag den 14.3. 2013, kl. 10 – 12 i Nygaard 297

Formalia:

Velkomst og forventningsafstemning

Annemette bød velkommen til nye medlemmer og fremlagde forslag vedrørende sagsbehandling og mødefrekvens/-struktur. Der var enighed om, at det er hensigtsmæssigt, at småsager løbende behandles og at Annemette involverer de personer, der måtte være relevante i forhold til de konkrete sager, samt at lokaleudvalget behørigt informeres. Mødefrekvens for det samlede lokaleudvalg forventes at foregå hver tredje måned eller efter behov. Lokaleudvalgsmedlemmer kan også anmode om ønske om ekstra møder, såfremt det skønnes nødvendigt.

Diverse orienteringssager

  1. Adgangsforhold til CS’ bygninger
  • Nye lukketider: Yderdøre: 15:30, indvendige: 16:00
  • Jørn: Den indvendige rundering (vagten der patruljerer inde i bygningerne) falder bort umiddelbart. Fremover lukker og slukker vagterne ikke længere lokalerne.
  1. Overvågningskameraer
  • Der har været problemer med lejlighedstyverier i dagtimerne. Universitetet er selvforsikrende, så det er dyrt. Der skal være overvågning – ATEA er i gang med at montere. Jørn beretter: Hopper, Ada og Turing-gangene får monteret kameraer.
  • Billederne fra ATEA overvågning er lukket. Kun to personer fra Teknisk forvaltning kan på anmodning fra institutlederen kan få adgang til optagelserne.
  • Jørn undersøger hvad universitetets politik er på området, og i hvor vi bør kommunikere denne ud.
  1. Budget 2013
  • Inventarbudgettet er som i 2012.
  • Vi laver ikke større renoveringer i 2012
  • Hæve-sænkeborde til PhD-studerende skal bevilliges af vejleder eller gives på baggrund af en lægeerklæring.
  1. Fredagsbarflytning
  • Fredagsbar i Ada-0 fungerer ikke. Der er for meget støj, for lidt plads. Fredagscaféen har kørt testperiode i Nygaard--1 i januar, og vil gerne flytte derned.
  • Annemette og Mogens Nielsen arbejder i samarbejde med Fredagscaféen og Teknisk Afdeling på at få flytningen til at ske.
  • 19/4: Forventet indflytningsreception for Fredagscaféen i Nygaard—1.
  1. Lokaleoversigt
  • Vi vil gerne vide hvem der sidder hvor, så vi kan få udnyttet vores kontorpladser bedre.
  • Der bliver lavet en opgørelse af lokalefordeling mellem Alexandra Instituttet og Institut for Datalogi, med henblik på at lave korrekt afregning af lokaleleje.
  • Jørn efterlyser mere stabilitet i anvendelsen af lokalerne. Drift bruger meget tid på at flytte rundt på møbler til og fra kontorer – specielt skriveborde.
  • Større flytninger skal bestilles hos flyttefirmaer.
  1. Hopper 0 – IT
  • AUITs fraflytning fra Hopper-0 er udsat på ubestemt tid.
  1. Mobildækning Nygaard
  • Søren: WiFi- og mobildækning på de to laveste niveauer i Nygaard er horribel.
    • Mobildækning: Søren har haft fat i AU-planlægning. Han beskriver en teknisk løsning, der kan forbedre dækningen indendørs vha. kabler i eksisterende kabelbakker.
    • WiFi: Der bør sættes flere access points op. Morten Larsson tager opgaven med at få kortlagt døde områder i Nygaard med til IT-udvalget.
  1. Syllabus/Exchange-bookinger
  • Problemer med dobbeltbookinger i Syllabus/Exchange mellem os og Arts. Præcedens imellem de to systemer er ny blevet ordnet, så Exchange (det system vi kører med) tager præcedens over Syllabus-bookinger.
  1. Flytning fra Stibitz til Zuse
  • Søren orienter: Midterlokalet i Stibitz (terminalrum med kraftige stationære maskiner til bl.a. grafikgruppen) bliver flyttet over i undervisningslokalet i Zuse-bygningen (Zuse-127). Mellemlokalet i Stibitz bliver nu indrettet med almindelige borde og stole, så de kan bruges til flere forskellige studieformål.
  • Gitrene foran vinduerne i Stibitz-bygningen gør stemningen lidt fængsels-agtig. Vi venter indtil videre med at få dem fjernet.
  • Skiltning med hvornår man kan have åbne vinduer, uden at alarmen går, mangler i stort set alle studenterområder. Jørn undersøger alarmer, Søren kigger på skiltning når Jørn vender tilbage.
  1. Fordeling af kontorarbejdspladser
  • Olav har ansvaret for at finde en løsning på hvordan vi fremover skal lave fordeling af kontorarbejdspladser.

Olav: Det er vigtigt, at der ikke bliver brugt overdreven VIP-tid på dette arbejde. Det er samtidig vigtigt, at forskningsgrupper sidder samlet, incl. deres specialestuderende.

  1. Status vedr. Morten Larssons  ”Tilstandsrapport over lokaler på CS”
  • Morten Larsson har lavet en tilstandsrapport. I samarbejde med Drift, er de fleste af de fejl og mangler, der er nævnt i rapporten blevet udbedret. Vi takker Larsson og Drift for indsatsen.
  1. Diverse fællesudgifter i Nygaard fordelt på CS/”IMV”/IHA
  • Fællesudgifter til f.eks. planter, inventar, tuschpenne, etc. fordeles mellem CS/IMVIHA.
  • Poolbordets dug er ved at være slidt op. Der skal indkøbes ny indenfor det næste halve år. Ann tager kontakt til juniorklubben for at finde ud af om de vil varetage vedligehold og varsle om behov for evt. nyindkøb.
  1. Rundering/oprydning i Nygaard
  • Hvem har opgaven med at flytte rundt på de møbler, som de studerende ikke har formået at få flyttet på plads?

Annemette: Den nuværende studentermedhjælpsgruppe hverken kan eller skal flytte rundt på møbler.

Olav: Området bliver set som et halv-offentligt areal. Ting, der flyder, er med til at influere folks opfattelse af området – oprydning bør ske hurtigst muligt. Kan man opnormere den daglige rengøring af lokalerne, så den omfatter oprydning af møbler?

Jørn undersøger med Drift, Rengøring og SciTech om der kan findes en fornuftig ordning, så daglig oprydning kan foretages.

Gert: Vi skal være bedre til at skilte med hvordan møblerne skal stå, så alle ved hvordan de bør stå. Ann kigger på at få sat skilte op.

  • Larsson vil gerne have revideret studentermedhjælpens runderingsliste. Larsson snakker med Tina om div. småting i den forbindelse
  1. Depotsituation – status og behov
  • Larsson og Drift har i samarbejde fået ryddet op på instituttets depoter.
  • Der skal laves en form for arkiveringssystem – det kan være alt fra simple sedler med navn, kontaktinfo og arkiveringsperiode til et mere omfattende registreringssystem. Larsson laver et system med papirformularer umiddelbart.
  • Der skal være styr på hvilke ting der må stå hvor.
  1. Tavlelys i Nygaard
  • Lokaleudvalget er ikke bekendt med at der skulle være et problem med lys i undervisningslokalerne, men Gert gør opmærksom på, at det er umuligt at have projektor kørende samtidig med at man har lys på tavlen i Peter Bøgh Auditoriet, samt Store Aud. Jørn undersøger med Teknisk Forvaltning.
  1. El-stik i undervisningslokaler i Incuba SP undervisningslokaler
  • Montering af el-stik i bordene i Nygaard har været en så stor succes, at vi gerne vil rulle det ud i undervisningslokalerne i Incuba Science Park også. Der er 5 lokaler. Jørn undersøger med elektrikerne om det kan lade sig gøre indenfor vores budget.
  1. Cykelstativer v. Helsingforsgade
  • FEAS er i gang med at undersøge om der kan plantes træer og etableres cykelstativer. Der følges op på punktet på næste møde.
  1. Skiltning på diverse gange – internt?
  • Der hænger ikke længere skilte på gangene med hvem der sidder hvor. Olav: Det bør ikke være kompliceret at lave, når der kommer styr på system for lokalefordeling.
  1. Behov for ”sluk-lys-ryd-op-kampagne”
  • Søren: Der skal laves et klima-årshjul med hvad der skal kommunikeres ud til brugerne ifm. lys, varme, etc.
  • Morten: Radiatorer skal med i kampagnen.
  • Dorthe, Søren og Larsson tager sig af udarbejdelse af førnævnte klima-årshjul
  1. Studiemiljø i Babbage-0
  • Bygningen bliver aldrig decideret egnet som arbejdsplads. Af og til bliver førstesalen (Babbage-2) brugt af de studerende. Babbage-0 bliver anvendt af datlab.
  • Vi bør være bedre til at kommunikere ud hvad det er for studenterområder vi har, og hvad der kan og bør foregå der. Dette kobles med slukke-lys-kampagnen. Søren følger op.
  1. Eventuelt
  • Ann: Hvem skal man f.eks. melde det til hvis poolbordet er i stykker?

Annemette: Man kan altid skrive til cs@cs.au.dk, så bliver der taget hånd om det.

Søren: Der er også et lokaleudvalg på IMV.

5201 / i36