13.09.2013

Lokaleudvalgsmøde fredag den 13.9.2013, kl. 9 – 10.30

Formalia:

Ordstyrer og referent:

Annemette Hammer, ahammer@cs.au.dk

Til stede:

Morten Bruhn, boris@cs.au.dk

Morten Djernæs Bech, mdbech@cs.au.dk

Dorthe Haagen Nielsen, dortheas@cs.au.dk

Morten Larsson, mlarsson@cs.au.dk

Mathilde Hoeg Boisen, matbo@cs.au.dk

Olav Bertelsen, olavb@cs.au.dk

Ann Eg Mølhave, aem@cs.au.dk

Gerth Stølting Brodal, gerth@cs.au.dk

Steen Blach, Blach@science.au.dk

Afbud:

Søren Poulsen, poulsen@cs.au.dk

1. Velkommen til Steen Blach (AH)

Der har været rokader i bygningsdrift: Driftsleder Jørn Nielsen og Søren Skovgaard er overgået til andet arbejde ved ST Byg, mens Otto Graversen er fratrådt sin stilling. Som ny driftsleder er ansat Steen Bruun Jensen, og derudover er Steven Walther Pedersen og Jan Karsten Creutzberg ansat til driften. SB indtræder i lokaleudvalget som repræsentant for ST Byg.

2. Diverse orienteringssager (AH)

Når gitter til Nygaard terrassen lukkes ned, har en vagt - i forbindelse med rundering – opdaget, at en person har forsøgt at kravle uden om gitteret, hvilket er yderst farligt, idet der er fald på 5-6 m nedenfor. SB undersøger mulige løsninger i samarbejde med ST byg med henblik på at etablere yderligere afgrænsning til terrassen udenfor åbningstid.

Der er fældet et træ i Helsingforsgade lige til højre for udkørslen fra parkeringsgården. Det er et problem, at stubben i den kommende mørke tid, muligvis kan overses i forbindelse med ind-, udkørsel til gården. SB sørger for, at stubben fræses bort.

Der har været for mange alarmer i forbindelse med fredagsbarens flytning til Nygaard -1. AH har afholdt møde med fredagsbaren og SB, og sammen er man blevet enige om adgangsforhold samt skiltning omkring fredagsbaren, hvilket har afhjulpet alarm problemerne med øjeblikkelig virkning.

Cykler omkring Nygaard, og specielt ved udkørslen fra parkeringsgården er et problem. SB undersøger mulighed og pris for opsætning af cykelstativer (samme løsning som udenfor Incuba). AEM forfatter tekst til skiltning, hvor det fremgår, at udkørslen blandt andet pga. brandsikring skal være fri. Studentermedhjælpen printer, laminerer og sætter skilte op.

3. Orientering om ny procedure vedr. lokalefordeling/lokaleoversigt (Jan Frederiksen deltager i dette punkt)

JF har udarbejdet en særdeles informativ oversigt over CS’ lokaler. Forskningsgruppekoordinatorerne har i oversigten hvert et felt, som de ajourfører med til-, afgang i egne forskningsgrupper. JF sender månedlig reminder ud, så oversigten holdes opdateret.

JF har i samarbejde med Ole Østerby og OB tildelt studenterarbejdspladser og indarbejdet disse i lokaleoversigten. Studenterarbejdspladserne er tildelt efter CS’ hidtidige principper:

Specialestuderende prioriteres. Dernæst prioriteres studerende med særlige sociale eller psykologisk/fysiske udfordringer, og studerende der har behov for at bruge særlige ressourcer, fx maskiner, ifb. med projekter. 

JF arbejder på at lave et system for ind-, udtjekning af studenterkontorer med henblik på at sikre, kontorerne altid bliver brugt optimalt, og f.eks. kan benyttes af andre, hvis en studerende, alligevel ikke anvender pladsen i den oprindeligt tildelte periode. Da vi på CS ønsker at anvende kontor ressourcer så optimalt som muligt, har OB samtidig anmodet forskningsgruppelederne om at lade evt. overskydende gæstekontorer indgå i puljen af kontorer, som kan fordeles blandt studerende. OB har til gengæld understreget, at forskningsformål til enhver tid skal prioriteres fremfor studenterarbejdspladser, så ønsker forskningsgruppelederne at geninddrage kontorerne eller udvide kapaciteten, skal dette prioriteres.        

4. Lokaleudvalgsformandens møde med CS' ledelse (AH)

AH gennemgik de udsendte slides, som danner udgangspunkt for lokaleudvalgets møde med CS’ ledelse 19.9. I mødet forventes følgende medlemmer som minimum at deltage: AH, OB, GSB, AEM, ML, SB

5. Mapping af studenterarbejdspladser på web (AEM, SP)

AEM opfordrede til at www.au.dk/om/organisation/find-au/bygningskort/  opdateres med studenterfaciliteter. ML og SP sørger for dette.

6. Status for arbejdet med studiemiljø (DHN, SP)

DHN orienterede om, at der arbejdes på at nedsætte en tværgående studiemiljøgruppe, som skal arbejde sammen om evt. fælles initiativer for ”imv” og ”eng” (ingeniørerne) på Katrinebjerg. DHN afventer stadig medlemmer fra de andre enheder, men har fået tilsagn fra MHB og ML omkring deltagelse.

7. Automater i Nygaard (DHN)

DNN orienterede om et tilbud fra Studenterhusfonden vedrørende opsætning af automater i Nygaard. Foreløbigt bud på placering er Nygaard -1 ved trappen eller omkring pool bordet. DHN undersøger brandforhold og endelig placering i samarbejde med SB.

8. Status for Stibitz (SP)

Grundet SP’s afbud indgår dette punkt på kommende møde.

9. Lokaleinspektion, august 2013? (AH)

Det blev drøftet om der er behov for årlig grundig inspektion, men SB fremhævede, at lokalerne er i generel fin stand; rengøringen yder et fortrinligt arbejde med at indrapportere evt. fejl og mangler, hvorefter ST Byg udbedrer. SB mente derfor ikke, der er behov for årlig inspektion: Vedligehold skal sikres løbende. Lokaleudvalget bakkede op omkring denne anbefaling.

Undervisningslokaler er til gengæld ofte rodede: Lokaleudvalget drøftede mulige initiativer, og det blev besluttet, at DHN tager kontakt til instruktorerne med henblik på at få deres forståelse og hjælp til at sikre løbende oprydning. Med hjælp fra studentermedhjælperne udstyres hver lokale med en oversigt (trukket fra den elektroniske kalender) med information om, hvor mange studerende, der er plads til i lokalet. DHN er tovholder på denne opgave så der kan sættes fokus på det med starten af tredje kvarter.

10. Udvalgssammensætning (AH)

AH gjorde opmærksom på, at der inden længe er behov for at finde mindst to nye studenterrepræsentanter til udvalget. MB forlader udvalget ultimo 2013, MDB forlader udvalget sommer 2014. ML sørger for at rejse problematikken på kommende DUF møde med henblik på at finde nye kandidater.

11. Eventuelt

AEM orienterede om, at en af de tre fatboy hængekøjer er gået i stykker igen. Dele af den ødelagte fatboy, der ikke er beskadigede, sættes på lager, og kan fremover indgå som reservedele til de øvrige.

5276 / i36