Referat af Møde i Lokaleudvalget d. 10. juni 2010

Til stede: Olav Bertelsen, Ole Østerby, Annemette Hammer, Gerth Stølting Broberg, Tobias (studenterrep.) Karina Svanborg, Hanne Friis Jensen og Ann Eg Mølhave

 

Referent: Ann Eg Mølhave

Dagsorden:

0) Valg af referent

1) Opfølgning på UMV (se bilag)

De punkter i handleplanen som lokaleudv skal tage sig af.

-- Stibitz. Hvad stiller vi op med de store udfordringer, vi har med disse lokaler?

-- Åbogade 15: Indretning af "pauseareal" - underkantine

-- Her og nu forbedringer i Zuse. Kan vi skabe flere (og bedre) gruppearbejdspladser? Evt. adskillelse med whiteboards og rumdelere

2) Køkkenhallen

Ombygning og sammenhæng med Stibitz

3) Ganglister frem til august 2011

Turing 2 (Erik Ernst), turing 1+0 (Else), Ada 2 (Ivan/Peter), Ada 1 (Annemette), hopper 2 (Lisa/Olav), hopper 1 (Kaj), hopper 0 (Søren C)

4) Lagerlokaler.

Vi skal have aftalt principper om lagerlokaler med NF. Skriftligt oplæg fra Søren P og Karina S.

5) Studenterarbejdspladser

Kontortildelingsproceduren fremover.

Stillearbejdspladser

Gruppearbejdspladser (i kontorer og UV-lokaler)

Skal en del af kontorerne omdannes til bookbare grupperum?

6) Forskønnelse

Skabe til ting der står og flyder i mødelokalerne.

Periodisk gennemgang (nedsættelse af underudvalg)

7) Orden i studenterområderne

Der er en del rod i studenterområderne. Hvordan kommer vi dette til livs?

8) IT-parkens fase 3

Check at mødelokaler i IT-parkens fase 3 ikke kommer til at virke rodede.

Fordeling af grupperne - Institutleder i samarbejde med udvalgsformand.

Møbelindkøb – olav og annemette

9) Skiltning

En samlet strategi

10) Navngivning af IT-parkens fase 3

11) evt.

Ad 0: Valg af referent

Ann er referent denne gang, men bolden kastes videre næste gang.

Ad 1: Opfølgning på UMV

Strøm: Der mangler et punkt i charteret om at udvalget også skal stå for strømudtag.

Olav beder IT-staben sørge for optælling. Shannon gør vi ikke noget ved, da den overgår til IHA

Søren Christen skal bedes om at holde øje med, at der er stik nok i den nye bygning (it-hjørnet).

 

Stibitz: Vi overtager køkkenhallen bag ved Stibitz. Der skal laves gennembrydning, hvilket muligvis vil ændre brugen af Stibitz.

I forbindelse med ombygning skal vi kontakte Bent Lorenzen for løsning af problemerne.

Olav har bedt Jørn om at slå alarmerne fra i dagstimerne, så man kan åbne vinduerne.

Olav checker om der er brandudgang i bygningen eller om gitrene spærrer.

I samarbejde med Bent Lorenzen bør vi få en fagmand til at gennemse om bygningen overhovedet kan bruges til noget, eller om ombygning ikke kan betale sig. 

Åbogade 15: Området foran de nye uv-lokaler. Hanne og Karina har set på møbler. IMV og DI deles om omkostningerne. Der skal males et AU-logo på væggen. Vi får afklaret hvem der betaler.

Under kantinen: Studerende bør inddrages i indretningen.

Zuse: Flere og flere bruger bygningen, men den er ikke udnyttet nok. Karina vil snakke med Ole Caprani om, hvordan den udnyttes bedre i forhold til OC's behov.

Karina får priser på whiteboards, som der er mangel på, og som kan bruges som rumdelere.

Kantinen: Priserne er for høje. Toms kommentarer er, at han f.eks. kan lave pølsehorn, hvilket udvalget opfatter som en hån.

Det er ikke udvalgets opgave at løse problemet - Karina og Olav finder ud af hvem problemet kan sendes til.

Møbler i Codd-S: Mange er uegnede til formålet. Ved flytning skal der ryddes op.

Ad. 2: Køkkenhallen

Behandles under pkt. 1.

Ad. 3: Ganglister frem til august 2010

Turing 2 (Erik Ernst), turing 1+0 (Else), Ada 2 (Ivan/Peter), Ada 1 (Annemette), hopper 2 (Lisa/Olav), hopper 1 (Kaj), hopper 0 (Søren C)

Ovenfornævnte personer bliver bedt om at sende Olav lister, så bl.a. den centrale telefondatabase kan opdateres.

Ad. 4: Lagerlokaler

Vi har behov for at opbevare prototyper fra diverse projekter. Herudover er der projekter fra it-uddannelsen, der har brug for lagerplads, samt lagerplads til legorobotter m.m.

Søren Poulsen og Karina arbejder på en skriftlig lagerstrategi, som skal sendes til Bent Lorenzen.

Ad. 5: Studenterarbejdspladser

Kontortildelingsprocedure: Studenterarbejdspladser kommer ud på gangene og fordelingen skal derfor ikke ske sammen med IMV fremover. Kriterier skal ve som nu, men med skelnen til at de sidder i nærheden af relevante forskningsgrupper hvis ønsket.

ca. 85% af de fordelte plader er specialestuderende.

Der skal laves nogle prognoser for hvor mange specialestuderende vi får i fremtiden. Bent skal kontaktes med henblik på at beholde buehallen.

Karina laver en optælling.

Karina overtager Oles rolle med fordelingen når samarbejdet med IMV slutter i forbindelse med at de nye bygninger tages i brug.

Olav mener, at der bør laves et nyt system. - Der bør igangsættes et projekt, hvor de studerende både kan søge adgang til bygninger og studenterkontorer (Der var igangsat et projekt som uden udvalgets viden er blevet stoppet.) - Kan courseadmin bruges?

Strategien for dette er, at Olav og Karina snakker med Søren Christensen om, hvorfor adgangsprojektet er blevet stoppet. Efterfølgende snakker de med Anders Møller om, om courseadmin kan bruges til formålet.

Gruppearbejdspladser: Vi skal satse på, at nogle f studenterkontorerne laves om til bookbare grupperum.

Hanne mangler her og nu kontorer, som de studerende kan bruge som grupperum. - Olav danner sig et overblik over, hvilke ubrugte kontorer, der evt. kan bruges her og nu.

Stillearbejdspladser: Vi prioriterer gruppearbejdspladser først. Karina henviser folk til biblioteket i første omgang.

Der mangler stole ved bordene på babbage 2. Ann får portnerne til at fylde op.

Ad. 6: Forskønnelse

Der kan ryddes bedre op i mødelokalerne. Hanne snakker med studentermedhjælperne.

Olav sender mail til alle@cs.au.dk og informerer om, at man overvejer at udfase OH-projektorer fra kontorerne.

Karina og Hanne indgår i forskønnelsesudvalg.

Ad. 7: Orden i studenterområderne

Der skal laves en kampagne ved studiestart. - Karina tager opgaven.

Elkedlerne er forsvundet. Karina køber nye og sørger for, at de bliver wiret fast.

Ad. 8: IT-parkens fase 3

Fordeling af lokaler afventer den nye institutstruktur dvs. omkring 15. maj næste år.

Mageskift med Alexandra i forhold til de nye bygninger er ikke gået i orden grundet huslejedifferencen.

Ad. 9: Skiltning

Hanne gør opmærksom på at skiltene ved indgangene vender forkert.

Skiltningen til infokontoret skal bedres, der arbejdes på en prototype.

Der skal også skiltes bedre ved INCUBA Science Park.

Papirskiltene i standerne foran dørene skal udskiftes.

Forskønnelsesudvalget (pkt. 6) kigger på, hvad de kan gøre her og nu.

Skiltning bør være på engelsk.

Samlet skiltning skal laves i samarbejde med Bent Lorenzen.

Ad. 10: Navngivning af IT-parkens fase 3

Der er stemning for, at vi fortsætter navngivningen efter afdøde dataloger.

Ad. 11: Evt.

Der er problemer med rygning ved vindfanget til Incuba. Der skal findes en strategi for at fjerne rygere fra det område.

Kan fredagscafeen og studenterforeninger få et lokale, hvor de kan mødes og have deres ting?

- Karina spørger Søren Christensen om, hvad aftalen er omkring Bush (ind bag IMV's fredagsbar)

- Alternativt er der muligvis et lokale i bygningen ved siden af Igen. Olav undersøger det og melder tilbage til Karina.

4690 / i36