Referat af møde i samarbejds- og sikkerhedsudvalg d. 18. december 2009

Til stede:  Kurt Jensen, Jeppe Lauritsen, Rasmus Vinge, Annemette Hammer, Marianne Dammand Iversen, Søren Ertmann, Gudmund Frandsen, Ivan Damgård, Kurt Jensen, Ann Eg Mølhave, Olav Bertelsen, Mikkel Baun Kjærgaard, Else Magård.

Referent: Marianne Dammand Iversen

1.a) Kort orientering om økonomi:

Kurt Jensen fortæller, at økonomien for 2010 ser fornuftig ud, trods det at omsætningen er mere end halveret.

1.b) Kort orientering om opfølgningen på strategiplan

Instituttet har knap 20 VIP medarbejdere og ønsker at dette tal skal forhøjes til ca. 30 over en periode på 10 år. Det betyder, at instituttet skal ansætte mindst 3-4 nye faste VIP-medarbejdere om året.

På nuværende tidspunkt er der fire lektorstillinger til besættelse, og alle ser ud til at blive besat. Stillingerne er inden for følgende områder:

  • Kryptografiske protokoller
  • Kompleksitetsteori
  • Softwarearkitektur for mobile computing
  • Algoritmer og datastrukturer

 1.c) Kort orientering om den administrative omorganisering

Mere end 25 medarbejdere forlader instituttet. Indtrykket er, at forløbet har været godt, dog skal det siges, at informationen og planlægningen af økonomiområdet kunne have været bedre. Det er meget beklageligt, at der er blevet givet forkerte informationer i under forløbet, som har skab frustration blandt de involverede økonomimedarbejdere.

2. Handlingsplan for psykisk APV

Handlingsplanen blev korrigeret og efterfølgende godkendt af samarbejds- og sikkerhedsudvalget.

Der vil blive nedsat et opfølgningsudvalg, der skal tage sig af implementeringen af handlingsplanen. Udvalget består af:

Kurt Jensen, Ivan Damgård, Mikkel Baun Kjærgaard og Annemette Hammer

D. 15. marts tager VIP medarbejderne på et en-dags seminar, hvor emnerne er stresshåndtering og gensidig anerkendelse.

3.  Fremtidig sammensætning af a) samarbejdsudvalget og b) sikkerhedsudvalget

Samarbejdsudvalget
Fremover vil langt hoved parten af instituttets medarbejdere være organiseret hos DM. Det er derfor naturligt at styrke VIP repræsentationen i samarbejdsudvalget og kun have 1 (eller allerhøjst 2) B-side repræsentanter for TAP’erne

Fra A-siden deltager:

Kurt Jensen
Ivan Damgaard
Annemette Hammer 

Fra B-siden deltager:

Olav Bertelsen (som næstformand; samt DM tillidsrepræsentant)

De øvrige B-side repræsentanter skal være valgt inden 1. februar 2010.

Det TAP personale, som overflyttes til ansættelse ved fakultetet, dækkes fremover via fakultetets samarbejdsarbejde.

Sikkerhedsudvalget
DI har på nuværende tidspunkt to sikkerhedsgrupper:

Turing bygningen:

Else Magård
Gudmund Frandsen

Ada + Hopper bygningerne:

Olav Bertelsen (udpeget af institutlederen)
Ann Eg Mølhave

Else Magård og Ann Eg Mølhave er på valg. Der vil blive afholdt valg inden 1. februar 2010.

Det TAP personale, som overflyttes til ansættelse ved fakultetet, dækkes fremover via fakultetets sikkerhedsarbejde. Da de deler bygninger med os, kan der selvsagt opstå behov for koordinering/samarbejde med DIs sikkerhedsudvalg.

4. Eventuelt

Der var ingen punkter

 

Referat af Sikkerhedsudvalgsmøde 9. oktober 2009

Til stede: Rasmus Vinge, Kurt Jensen, Søren Ertmann, Else Magård, Gudmund Frandsen, Ann Eg Mølhave, Jeppe Lauridsen, Olav Bertelsen, Sara Ølholm (referent)

1.       Orientering om igangværende sager:

a.      Hjertestartere

·         Søren informerer, at den er kommet og den vil blive opsat ved Ada-1 gangen ved toilettet.

·         Den er i udgangspunktet selvforklarende, men der vil blive vist en præsentationsvideo på næste fastvip/fasttap møde. 

·         Vil ligeledes blive præsenteret i Internt Nyt, og skilt vil blive opsat i Incuba Science bygning.

b.     Trafikforholdene på Åbogade

·         Kurt orienterer: kommunen mener ikke de kan gøre noget, da det er privat område. Det er stadig farligt, så Kurt går videre med sagen og har sat Bent Lorenzen på sagen.

·         På langt sigt arbejdes på at få et ”gåområde” mellem de to bygninger, f.eks. fliser eller andet.

 

c.     Varmegener i Turing

·         Else: varmen kommer akut, så ikke et dagligt problem, men portnerne mener ikke de kan gøre noget.

·         Kurt foreslår at man kan prøve at køre med mere ventilation om natten, så det er køligere om morgenen. Vindue på kip. Det er svært at gøre noget, der har altid været problemer med disse kontorer.

·         Alternativ løsning: benyttes af folk, som kan tolerere varmen

d.     Evakueringsplaner

·         Der vil blive holdt et orienteringsmøde for alle medarbejdere.

e.      Psykisk APV

·         Status: for ganske nyligt er der lavet opsplittede datakørsler på instituttets forskellige grupper af ansatte, hvilket stort set ikke gav nye oplysninger. Konklusionen er derfor stadig, at instituttet har forholdsvis få arbejdsmiljøproblemer.

·         Nedenstående plan for udarbejdelsen af handlingsplaner blev godkendt:

o   Orienterende mail sendes ud til alle medarbejder

o   Arbejdsgrupper nedsættes. Disse skal komme med forslag til handlingsplan, så konkrete som muligt.

o   Disse diskuteres i grupperne og skal godkendes i instituttets samarbejds- og sikkerhedsudvalg.

o   Hvad angår mobning har vi henstillet til at folk er mere forsigtige med hensyn til sprogbrug og adfærd

f .      Søren E. snakker undersøger Anettes problemer med de tunge døre.

2.     Diskussion af den fremtidige organisering af sikkerhedsarbejdet (når IT-folkene m.fl. overflyttes til fakultetet)

o   Kun 4 medlemmer tilbage, når it-folk flyttes. Det blev vedtaget, at instituttet fremover kun har to sikkerhedsgrupper, idet Turing-folk (Else og Gudmund) bibeholdes, og Ada og Hopper slås sammen (Ann og Olav). Olav bliver daglig leder af sikkerhedsarbejdet.

o   IT, web og økonomifolk organiseres hos NAT

o   Denne organisering vil blive en realitet, når overflytningen finder sted ca. 1. januar 2010

3.     Eventuelt

o   Søren Poulsen vil gerne have førstehjælpskasse og brandslukker til Spring Lab, da der foregår arbejde med lodning og lignende. Dette bevilliges af Kurt, men skal gå gennem teknisk forvaltning.

o   Rasmus kontakter Hanne vedr. førstehjælpskasse.

o   Rasmus rejser spørgsmålet omkring skiltning i forhold til nødsituation. Andre steder på AU har man skilte, hvor der står, hvem man skal kontakte.

o   Rasmus laver forslag til hvordan sådanne skilte kan se ud.

o   Procedurer i forbindelse med alarmer skal genopfriskes for medarbejderne i Internt Nyt. Ann og Rasmus arbejder videre med, hvordan disse oplysninger videreformidles.

 

 

4709 / i36