Minutes from meeting in Departmental Forum on November 17, 2014

Til stede: Lars Birkedal, Kurt Jensen, Mathias Rav*), Marianne Graves Petersen*), Marianne Dammand Iversen, Ann Eg Mølhave*), Olav Bertelsen, Charlotte Illum Nielsen (HR), Nervo Verdezoto

De med *) deltog kun i Institutforumsdelen af mødet.

Referent: Marianne Dammand Iversen

Dagsorden/fællesmøde:

  1. Kort orientering om Instituttets økonomi (LB)
  2. Kort orientering om ansættelser (LB)
  3. Opfølgning i forlængelse af problemanalysen
  4. Evt.

LSU specifikke punkter (sidste mødedel):

  1. Evaluering af AU’s personalepolitik (OB)
  2. Evaluering af SU struktur (Charlotte Illum)
  3. opfølgning på psykisk APV pr 26.11.(LB)
  4. Evt.

Ad 1. Kort orientering om Instituttets økonomi (LB)
Lars orienterede kort om økonomien: Hvad angår 2014 ser CS’ økonomi fornuftig ud. Tegner til, vi møder de resultatkrav, der er til 2014.

CS har primo september fået budgetudmelding fra ST for 2015-2018. Der skal indmeldes budgetter for alle årene 23.9.14, hvor der samtidig er deadline for FC3. Det er i tråd med de rammer, som fakultetet samlet set skal indmelde til bestyrelsen. Dette nye tiltag i forhold til ST’s interne budgetproces har som hovedformål at sikre, at rekrutteringsplaner for 2014-2019 kan holdes inden for det økonomiske grundlag som instituttet/centret tildeles i budgetudmeldingen.

Årene 2016-2018 er budgetoverslagsår. Som ordet indikerer, er det forventeligt, at budgettet for disse år vil være berammet med større usikkerhed end for 2015. Budgetindmeldingen for 2016-2018 skal dog være på et sådan niveau, at det vil kunne belyse strukturelle skævheder i instituttets/centres økonomi; ikke mindst i relation til rekrutteringsplanen.

I 2015 har CS teknisk set fået de samme basismidler som i 2014, mens inddækning øges i 2015 (fra 1.75 mio i 2014 til 3.2 mio i 2015, og 5.25 mio i 2016. Inddækningstallet er dog sænket med 1/3 september 14. 2015 til tegner for nuværende til et mindre økonomisk overskud. Det skyldes primært, at ny ansættelser (de indlejrede lektorstillinger) er finansierede af eksterne midler i de respektive første ansættelses-år. Det påvirker dækningsbidraget positivt, så især i 2015 tegner økonomien godt.

Det er endnu uafklaret, om vi må overføre et eventuelt overskud fra 2014 og 2015 til 2016. 2016 ser ud til at balancere, forudsat, at der kommer nok eksternt finansierede projekter til at kunne imødekomme inddækningskravene. Den økonomiske situation betyder, at CS har kunnet opslå en lektorstilling (en indlejret stilling ved Madalgo) til besættelse 1.3.15.

Ad 2. Ansættelser (LB)

CS har i august 2014 opslået et bredt opslag, med præference for kandidater indenfor algoritmer og datastruktur, dataintensive systemer & machine learning.

Søgekomité: Peter Bro Miltersen, Ira Assent, Lars Arge og Lars Birkedal. Ansøgningsfrist 10.11.2014

Stillingen forventes besat 1.3.2015. Der er kommet 85 ansøgninger.

Stillingen er en indlejringsstilling, træder i stedet for et adjunktur, der udløber. Opslaget er baseret på CS’ rekrutteringsplan, som blev diskuteret i FU før sommer 2014.

Ad 3. Opfølgning i forlængelse af problemanalysen

Universitetsledelsen har truffet beslutninger på baggrund af problemanalysen, meldt ud ved møde med Brian Bech Nielsen den 22. oktober 2014. Materiale herfra kan ses på nettet, under au.dk/problemanalysen. Beslutningerne er truffet på baggrund af ledelsens udspil i august og den efterfølgende høring.

Da høringen viste, at der generelt var opbakning til universitetsledelsens udspil, blev beslutningerne også struktureret på samme måde som i oplægget.

Universitetsledelsen og fakulteterne har efterfølgende udarbejdet procesplaner, som angiver hvornår implementeringen af de forskellige beslutninger skal diskuteres og detailplanlægges. Specielt har ST lavet en procesplan, som også kan ses på førnævnte hjemmeside. Og på CS vi blevet bedt om at indsende en procesplan, der anskueliggør hvorledes vi vil følge op på problemanalysen

Lars Birkedal pointerede, at de fleste problemer, der blev fremhævet i problemanalysen er i forhold til samarbejdet: CS med ST / AU.

I forhold til Intern CS, fortalte Lars Birkedal at institutledelsen har specielt fokus på, hvordan man sikrer en god medindragelse af medarbejdere i beslutninger.  Det sker primært gennem de mange eksisterende CS råd og udvalg (fx PhD udvalg) , som har kommisorier, der beskriver deres ansvarsområder. Institutledelsen har her i oktober og november holdt møder med alle udvalgene for at få en status for udvalgenes arbejde samt for at afdække om der var behov for ændringer.  Endvidere har Lars Birdekal forsøgt at få mere fælles diskussion på faculty meetings / fastvip møder og opfordret vip til at indgå i nogle ad-hoc arbejdsgrupper, som skal lave indspil til mere strategiske overvejelser for CS.

Med hensyn til CS samarbejde med ST/AU fortalte Lars, at fakultetsledelsen på ST (dvs. Dekanatet + institutlederne) har nedsat en række arbejdsgrupper, som skal stå for opfølgning på de forskellige delpunkter af problemanalysen.  Disse arbejdsgrupper vil udarbejde forslag til nye procedurer etc.  Arbejdsgrupperne har flg. overskrifter:

  • ST økonomimodel
  • Ansættelsesprocesser
  • Ingeniørområdet, struktur og synliggørelse (*)
  • Myndighedsrådgivning (*)
  • Fakultetsledelse / Institutledelse / Nærvær
  • Øget inddragelse af ST’s råd, nævn og udvalg
  • Faglig identitet og sammenhæng på institutter (*)
  • Kommunikationspolitik
  • Administration

De med (*) markerede er ikke så relevante for CS.

Med hensyn til de øvrige vil arbejdsgrupperne komme med udspil som vi på CS skal forholde os til.

En af arbejdsgrupperne er allerede gået i gang, nemlig den om Administration. Her er CS blevet bedt om at indsende input vedrørende vores ønsker og behov ifht administration.   Annemette Hammer har været primus motor på at lave vores indspil. Annemette har sammen med Lars Birkedal haft møde med Niels Damgaard, der ny er administrationschef på ST og er ansvarlig for arbejdsgruppen om Administration. 

Ad 4: Evt.

Der var intet under dette punkt

INPUT - LSU specifikke punkter (sidste mødedel):

Ad 5. Evaluering af AU’s personalepolitik

Olav Bertelsen fortalte at HSU har foranlediget at personalepolitikken skulle evalueres. Der er derfor nedsat en arbejdsgruppe der vil arbejde med AU’s personalepolitik med inddragelse af hhv. FAMU, AMU og HAMU samt de forskellige LSU’er.

Arbejdsgruppen har udarbejdet en spørgeguide, som blev diskuteret på LSU-mødet og som yderligere vil blive diskuteret på det kommende FastVIP møde.

Der var en bred enighed om at det er de færreste, der kender til indholdet af personalepolitikken. Det er meget overordnede emner, der bliver beskrevet og det er svært at være uenig.

For at få medarbejderne engagerede i personalepolitikken, har den nedsatte arbejdsgruppe lavet en julequiz om personalepolitikken, som vi blive rundsendt til alle medarbejdere inden jul.

Ad 6. Evaluering af SU struktur

Charlotte Illum Nielsen fortalte om HSU’s beslutning om en evalueringen af SU strukturen med hensyn til opgaver der ligger i LSU og hvordan udvalget virker. HSU har udarbejdet en proces, som bl.a. går ud på at der vil blive sendt spørgeskemaer ud til de forskellige LSU samt nedsat en fokusgruppe, som skal arbejde med evalueringen.

Ad 7. Opfølgning på psykisk APV pr 26.11.

Instituttet skal senest 26.11 indsende en status på den psykiske arbejdsvurdering. Så alle grupper har gennemarbejdet og revideret den psykiske arbejdsvurdering, og status er at stort set alle punkter er afsluttede.

Ad 8. Evt.

Der var intet under dette punkt.

5665 / i36